6人グループ海外旅行の幹事術｜台北旅行の準備で実際にやったこと全部見せます【2026年版】

※2026年7月時点の準備記録です。

2026年11月、大学時代の友人グループ6人で台北へ2泊3日の旅行に行くことになりました。3部屋に分かれての宿泊、全員バラバラの予定を持つメンバー構成での「幹事」を引き受けたので、実際にどう準備を進めたかをそのまま公開します。グループ旅行の幹事を任されて何から手をつけていいかわからない、という人の参考になればと思います。

1. 幹事がやること／やらなくていいことの切り分け

グループ旅行の幹事が疲弊する一番の原因は「全員分のお金と予約を一人で背負い込むこと」だと感じています。今回は最初にこの負担を減らす仕組みを決めました。

• 航空券は各自予約：LCC（スクート）で全員同じ便を予約する方式にし、予約自体は各自が自分のクレジットカードで行いました。幹事は「この日のこの便で全員予約してね」と便名・時間を共有するだけ。立て替えも精算も発生しません。
• eSIMも各自契約：Airaloなど各自が好きなプランを選んで自分で契約。データ量の好みは人によって違うので、これも幹事が代表して決める必要はありませんでした。

逆に、幹事が代表してやったほうがいい部分は「宿」でした。3部屋分をバラバラに個人予約すると部屋タイプや立地がバラつき、後で「あの部屋のほうがよかった」という不満が出やすいからです。ここだけは幹事が窓口になって進めました。

2. ホテル候補は「3つに絞って軸を付けて提示」が正解

宿探しで一番やってはいけないのが、候補を大量に並べて「みんなで見て決めよう」とグループLINEに投げることです。選択肢が多すぎると誰も決められず、結局幹事に「どれがいいと思う？」と丸投げされて振り出しに戻ります。

今回は西門町エリアで候補を3つまで絞り込み、それぞれに軸をつけてランキング形式で提示しました。

• コスパ重視：3室2泊で合計6.4万円前後の最安ライン
• 評価重視：口コミ評価が高く、価格は中間〜やや高め
• 立地重視：駅・夜市への近さを優先、3室2泊で8.7万円前後まで幅がある候補

同じ西門町エリアでも3室2泊の総額で6.4万〜8.7万円ほどの開きがあり、この価格差を可視化した上で「どの軸を優先したいか」を聞く形にしたところ、投票はスムーズに決着しました。「決めて」ではなく「選んで」もらう設計にするのがポイントだと思います。

3. グループ旅行のしおり作成術（スマホファースト）

紙のしおりは正直もう不要だと感じています。今回情報共有は3層構成にしました。

1. LINEに要点テキスト：集合時間・場所など「今すぐ確認したいこと」だけを短文で流す
2. スマホで見られるWeb版しおり：詳細な旅程・住所・地図リンクなどはWebページにまとめてリンクを共有。全員が自分のタイミングで見返せる
3. 紙には頼らない：印刷物は忘れる・失くす・荷物が増えるの三重苦なので今回は一切用意しませんでした

旅程は「全員で動く時間」と「各自自由時間」を明確に分けて作りました。初日夜は夜市に全員集合、2日目午前は各自自由行動、夕方の九份は全員で、というように「集まる時間」を絞ることで、自由行動を組み込んでも迷子や置いてけぼりが起きにくい設計にしています。

また、衛兵交代のように雨天中止の可能性があるイベントは、事前に代替案をしおりに書き添えておきました。当日になって「どうする？」と揉めるのを防ぐためです。

4. 台湾旅行前の全員向け準備チェックリスト

グループ全員に共有した準備チェックリストです。そのままコピーして使ってもらって構いません。

特に「クレカの海外キャッシング可否確認」と「アメニティ持参」は忘れられがちなので、幹事から一言リマインドしておくと当日のトラブルが減ります。

5. まとめ：幹事を潰さない仕組みづくり

グループ旅行の幹事がしんどくなるのは、能力の問題ではなく「全部自分でやろうとする設計」の問題だと今回改めて感じました。

• お金が絡む予約（航空券・eSIM）は各自方式にして幹事の負担から外す
• 幹事が窓口になるべき部分（宿）は候補を絞り、軸をつけて「選んでもらう」形にする
• 情報共有はスマホファーストで一元化し、紙は使わない
• 雨天時などの代替案は事前に用意しておく

次の台北旅行では、実際に現地で感じたことや呑み歩きの記録も別記事でまとめる予定です。準備段階の実践記録として、これから幹事をやる方の参考になれば幸いです。